ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración documental regula la función archivistica en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente. La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin defacilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto deacelerar su búsquela, facilitación y conservación. Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas,que pueden ser públicas o privadas.

 

Objetivos:

• Conservar la memoria corporativa. De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

• Contribuir a la toma de decisiones. Los documentos almacenados seconvierten en un material de consulta para decisiones futuras.

• Incrementar la eficiencia organizacional La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que setraduce en una optimización del proceso de trabajo.

• Apoyar a las investigaciones y procesos legales. Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación,fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

 

Muchos obvian el significado de documento en papel, piensan que los documentos en soporte papel son simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan cuenta del valor trascendental en la toma de decisiones que tienen estos. Por estos motivos creo que el papel del archivista o archivero en Colombia se toma en segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por capacitar a sus archiveros y es cuando se presentan los factores de error. Esta claro que hoy hay muchas tecnologías para la conservación documental y que tiene que estar presentes en la administración documental, pero no se debe perder el significado de documento en papel.