ELABORACION, ACTUALIZACION Y APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

 

La Tabla de Retención Documental – TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).​ algunos de sus beneficios son:

 

• Facilita la recuperación de la información

• Racionalizar la producción documental

• Facilita el control y acceso de los documentos.

• Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.

• Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.

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NEW TRADES S.A.S. en conformidad con las exigencias normativas de las organizaciones y el conocimiento de las necesidades surgidas en las transformaciones dinámicas que afectan y caracterizan la actual administración publica y privada se basa en la estructura orgánico-funcional para identificar las series y subseries documentales que soportan la información de la empresa como mecanismo de organización y compromiso institución, para eso conta- mos con profesionales idóneos en la Elaboración, actualización y aplicación de Tablas de Retención Documental (T.R.D). Entendemos que la gestión cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de documentos que requieren una disposición que permita a los usuarios acceder a ello cuando así lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de ubicación, localización e identificación de cada unidad documental cuando ellas se encuentran en los depósitos de archivo, para esto contamos con profesionales idoneos en la Elaboración, actualización y aplicación de Tablas de Valoración Documental (T.V.D). como compromiso institucional.