ORGANIZACION DE ARCHIVOS

 

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”. Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar.

 

Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas: 

• ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?

• ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?

• ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?

• ¿Para que puedo utilizar esta información?

• ¿Existen implicaciones legales o financieras?

• ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?

• ¿Necesita alguien esta información?

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NEW TRADES S.A.S. presta el servicio Organización de archivos y Fondos Acumulados de aquella documentación sin criterio archivístico o que por cambios constantes de la administración han sido identificados y ubicados de forma desor- ganizada en sus depósitos la documentación producida por dependencias o entidades que la precedieron.