OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Contribuir al desarrollo organizacional y económico en las empresas donde preste sus servicios y/o donde venda sus productos satisfaciendo las necesidades de sus clientes con servicios y productos de excelencia y calidad. en las empresas donde preste sus servicios y/o donde venda sus productos satisfaciendo las necesidades de sus clientes con servicios y productos de excelencia y calidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Estudiar acerca de la técnica para digitalizar, archivar y consultar virtualmente los documentos de las empresas.

Determinar la inversión en equipos y software, requerida para ofrecer el servicio de digitalización.

Identificar el tamaño de mercado que requiere la digitalización de documentos.

Identificar la población de compañías dispuestas a pasarse a la opción de digitalización y consulta de sus actuales archivos físicos.

Definir una propuesta de valor para los clientes en digitalización y archivo virtual de documentos.

VENTAJAS DE NUESTROS SERVICIOS

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa. Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Se evita la perdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental.
Se evita la perdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que esta buscando la información.
Seguridad: acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.
Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.
Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.
Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP,CRM,WEB,EMAIL,FAX,etc…

NEW TRADE S.A.S. ha desarrollado una aplicación de software que electrónicamente captura, almacena y administra los documentos generados o recibidos en su organización, incluyendo papel, reportes, archivos físicos, e-‐mails, entre otros Esta aplicación maneja, de forma sencilla, todo lo que necesita hacer con esos documentos, como recuperarlos, revisarlos, hacerles anotaciones, distribuirlos o enviarlos a cualquier parte del mundo. Estos son algunos de los beneficios que su empresa puede tener con nuestro Software de Gestión Documental:

Procesa y busca un archivo rápido y de una forma mas tradicional.
Transfiere de forma mas rápida archivos a la nube.
Trabajamos en línea con otros usuarios, sin importar el lugar donde este.
Los archivos estarán seguros ya que esta cifrado en 128 bits que impide en acceso no deseado.
Escanea y transfiere tus documentos a la plataforma de forma mas rápida.
Configura tus documentos con roles específicos.
Realiza búsquedas de palabras sobre tus documentos escaneados.
Aprueba documentos modificados por otros usuarios.
Monitorea de forma constante tu plataforma.
Identifica que usuarios están trabajando en tiempo real en la plataforma.
Elimina ya sea por configuración de tiempo documentos que ya no necesitas
Renueva aquellos documentos que llevan tiempo sin ser utilizados.
El trafico de flujo de trabajo es controlado con el fin de optimizar tiempos.
Nuestro Software de Gestión Documental es producto de tipo IDM (Integrated Document Management).

NEW TRADE S.A.S ESTA EN LA CAPACIDAD DE:

Realizar el análisis, Diseño, Montaje del sistema de correspondencia
Montaje del BPM correspondencia (Mediante diagramas de flujos y procesos)
Recepción, Radicación y Distribución de las comunicaciones
Trazabilidad de la correspondencia de entrada y salida.