GESTION DOCUMENTAL DE ARCHIVOS

Nuestra compañía se ha especializado en la implementación de programas para la gestión documental ajustados a la necesidad de cualquier organización, diseñando y ejecutando planes de Gestión Documental, aplicando un conjunto normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitiendo la recuperación de información de ellos, determinando así el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, de esa forma administraremos correctamente el flujo de documentos, la trazabilidad de los mismos e implementaremos políticas ajustadas al cero papel, contribuyendo al desarrollo tecnológico y eficiente de su organización. Para esto NEW TRADES S.A.S está en la capacidad de diseñar, implementar y ejecutar los siguientes procesos:

 

• Diagnóstico Documental.

• Diseño e Implementación del Plan de Gestión Documental.

• Organización de Archivos Especializados.

• Organización de Fondos Documentales Acumulados.

• Elaboracion y Aplicación de TRD y TVD.

• Implementación de tecnología de Identificación localización y Trazabilidad de Documentos

• Preparación y Alistamiento de Documentos Físicos:
   

  • Localización y recolección de los documentos que se encuentran empastados en libros y archivados en diferentes soportes (Carpetas, AZ, Folders, Legajos, Paquetes).

  • Desempaste de la Unidad Documental.

  • Retirar ganchos y clips.

  • Organización.

  • Clasificación.

  • Verificación del orden cronológico.

  • Retirar ganchos y clips.

  • Foliación.

  • Selección.

  • Depuración.

  • Restauración.

  • Conservación en Unidad de Almacenamiento, Localización e Identificación física de cada expediente.

  • Marcado e Indexado de Etiquetas Especiales con CB-QR y RFID .

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Todas las Unidades Documentales quedaran organizadas y clasificadas en sus respectivas cajas X200 – X300, identificadas y codificadas con CB – QR o Tags de Radiofrecuencia - RFID lo cual permitirá su fácil acceso, recuperación y automatización del sistema. Alcance de la tecnología RFID. La Identificación por Radio Frecuencia (RFID) es una tecnología emergente que permite el rastreo y almacenaje de información, sin necesidad de contacto directo entre el lector y el objeto. NEW TRADES S.A.S. ha implantado con éxito este sistema, con el consiguiente ahorro de tiempo y optimización de recursos. Entre las múltiples posibilidades de RFID se destacan: los préstamos múltiples, los inventarios instantáneos, la protección anti hurto y seguimiento de accesos mediante pórticos, o el control geoespacial de ejemplares gracias a las estanterías inteligentes. RFIDFile se convierte así en un completo, potente y eficaz sistema para la gestión de archivos, ya que admite además la integración con el software OBELISKSOFT ® y con las máquinas de auto préstamo.